Wie schreibe ich eine Rechnung
Es gibt ein paar Grundregeln, die bei der Erstellung einer Rechnung beachtet werden sollten, damit es nicht später Schwierigkeiten mit dem Kunden oder dem Finanzamt gibt. Der Gesetzgeber hat sich bereits Mühe gegeben und hierzu viele Punkte gesetzlich geregelt. So findet sich in § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG die nachfolgende Definition einer Rechnung:
„Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.“
(Quelle: https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html)
In Absatz 4 führt der Gesetzgeber sogar auf, was eine Rechnung alles enthalten muss, dies sind insbesondere die folgenden 9 Punkte:
- den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers (Kunde),
- die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer,
- das Ausstellungsdatum,
- eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer),
- die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung,
- den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des Absatzes 5 Satz 1 den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
- das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung (§ 10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
- den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt, (Sie sind also verpflichtet, separat das Entgelt netto, den Steuersatz -z.B. 7% oder 19% USt-, den sich daraus ergebenden Steuerbetrag und den Gesamtbetrag auszuweisen sowie anzugeben, wenn Steuerbefreiungen vorliegen sollten!)
- in den Fällen des § 14b Abs. 1 Satz 5 (steuerpflichtige Werklieferung (§ 3 Abs. 4 Satz 1) oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück) einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers und
Bitte beachten Sie insoweit, dass das Gesetz in nachfolgenden vier Situationen sogar eine Verpflichtung zur Rechnungserteilung binnen 6 Monaten vorsieht:
- Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen
- Leistung an eine juristische Person
- Steuerpflichtige Werklieferungen im Zusammenhang mit einem Grundstück
- Steuerpflichtige sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück
Kommt man dieser Verpflichtung nicht nach, droht ein Bußgeld.
Wenn Sie Kleinunternehmer sind, achten Sie darauf, dass sich in der Rechnung ein Hinweis darauf findet, dass der Rechnungsbetrag gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthält.
Bieten Sie Ihren Kunden Boni, Rabatte oder Skonti an und lässt sich im Zeitpunkt der Rechnungsstellung noch nicht feststellen, in welcher Höhe sich der Rechnungsbetrag ggf. reduziert, so muss auf die Möglichkeit der Verminderung des Entgelts hingewiesen werden, also z.B. darauf in welcher Höhe und unter welchen Voraussetzungen ein Skonto eingeräumt wird, dass Bonus- und/Rabattvereinbarungen existieren, etc…
Was viele nicht wissen: Für Rechnungen gelten wichtige Aufbewahrungsfristen, deren Nichteinhaltung erhebliche Bußgelder mit sich bringen kann. So sind nicht nur Rechnungen, sondern auch Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Buchungsbelege 10 Jahre und empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, Unterlagen nach Artikel 15 Absatz 1 und Artikel 163 des Zollkodex der Union und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 6 Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt nach dem Gesetz mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist, ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind.
(Mehr siehe § 147 Abgabenordnung)
Die obigen Ausführungen können selbstverständlich nur einen groben Überblick der Rechnungsanforderungen ermöglichen, Einzelfall können auch weitergehende Verpflichtungen bestehen. Sollten sich diesbezüglich Fragen ergeben, stehen wir Ihnen gerne zur Beratung zur Verfügung. Für eine steuerrechtliche Beratung wenden Sie sich aber bitte an eine(n) Steuerberater(in) Ihrer Wahl.
Wie man richtig mahnt
Eine Mahnung ist eine Zahlungserinnerung gegenüber einem Schuldner. Wird ein Schuldner also säumig, weil er eine Forderung (z.B. eine Rechnung) nicht ausgleicht, sollte er zur Zahlung gemahnt werden. Neben dem primären Ziel – nämlich den Schuldner an den Ausgleich der Forderung zu erinnern – dient die Mahnung auch dazu, den Schuldner in Verzug zu setzen.
Der Verzugseintritt wird von vielen Gläubigern etwas stiefmütterlich behandelt, weil er nicht Voraussetzung für eine gerichtliche Durchsetzung der Rechnung ist. Dabei verkennen aber viele Gläubiger, dass der beweisbare Verzugseintritt für einen Ersatz der Rechtsverfolgungskosten (Schadensersatz!) im außergerichtlichen Bereich und für den Erhalt von Zinsen sowie Durchsetzung etwaiger weiterer Verzögerungsschäden essentiell ist. Wir empfehlen daher, den Schuldner unbedingt rechtswirksam und beweisbar in Verzug zu setzen.
Unter welchen Voraussetzungen Verzug eintritt, hat der Gesetzgeber in § 286 BGB geregelt.
Während im Absatz 2 des § 286 BGB Sonderregelungen für den Eintritt des Verzuges ohne Mahnung aufgeführt sind, regeln die Absätze 1 und 3 des § 286 BGB den Normalfall. Hierbei wird unterschieden:
-
Verzug bereits ohne Mahnung
Nach Absatz 3 tritt bei einem Unternehmer im Sinne des BGB bereits dann Verzug ein, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung (oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung) die Forderung ausgleicht. Ist der Schuldner hingegen ein Verbraucher, so tritt nach Erhalt einer Rechnung ein automatischer Verzug nach Ablauf der vorgenannten Frist nur dann ein, wenn der Schuldner hierauf und auf die Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist.
Bitte beachten Sie aber zu Vorstehendem: Damit Sie in einem gerichtlichen Verfahren Rechtsverfolgungskosten und Zinsen auch tatsächlich zugesprochen bekommen, müssen Sie beweisen können, dass beim Schuldner Verzug durch Rechnungserhalt und Fristablauf (sowie bei einem Verbraucher auch der o.g. gesonderte Hinweis) tatsächlich vorlagen. Da die Übersendung per einfachem Brief keinen Zugangsbeweis darstellt, scheitert hieran bei vielen Gläubigern die Erstattung von Rechtsverfolgungskosten und der Zuspruch von Zinsen, weil Schuldner häufig den Zugang dieses Briefes bestreiten. Mit welchen Maßnahmen neben einem Übergabe-Einschreiben Gläubiger die Wahrscheinlichkeit drastisch erhöhen können, vor Gericht den Zugang beim Schuldner zu beweisen, erklären wir Ihnen gerne im Rahmen einer Beratung, da dies den hiesigen Rahmen unserer Darstellung sprengen würde.
-
Verzug durch Mahnung
Wenn Sie sich § 286 BGB bereits angeschaut haben, werden Sie festgestellt haben, dass der Gesetzgeber zwar klarstellt, dass eine Mahnung den Verzug eintreten lassen kann, wenn zum Zeitpunkt der Mahnung die Forderung bereits fällig war (Mehr zum Thema Fälligkeit), allerdings offen lässt, wie eine Mahnung auszusehen hat. Folglich haben sich die Gerichte mit diesem Thema gründlich auseinandergesetzt und sind zu folgenden Ergebnissen gekommen:
- Eine Mahnung muss nicht schriftlich erfolgen. Sie können den Schuldner also auch anrufen und zur Zahlung erinnern. Problematisch ist hierbei allerdings, dass es deutlich schwieriger ist, eine Mahnung vor Gericht zu beweisen, wenn es keine schriftlichen Dokumente gibt. Es empfiehlt sich daher unbedingt immer schriftlich zu mahnen.
- Aus dem Inhalt des Mahnschreibens muss für den Schuldner eindeutig erkennbar sein, wer ihn wegen welcher offenen Forderung konkret mahnt. Daraus folgt, dass zur Vermeidung von Zweifeln und Unsicherheiten unbedingt Name und Anschrift sowohl von Gläubiger als auch Schuldner sowie die konkrete Forderung (z.B. unter Angabe von Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und Rechnungshöhe) angegeben wird.
- Eine Fristsetzung ist zwar rechtlich nicht erforderlich, allerdings im Geschäftsverkehr üblich und dient auch zur Bekräftigung der Tatsache, dass Sie nicht gewillt sind, ewig auf Ihr Geld zu warten.
- Ebenfalls rechtlich nicht notwendig, aber jedenfalls bei Schuldnern, die Verbraucher sind, äußerst hilfreich, ist der bereits weiter oben erwähnte Hinweis zum automatischen Verzugseintritt.
- Eine Mahnung darf auch freundlich oder in Form eines Gedichts abgefasst werden. Für den Schuldner muss nur eindeutig erkennbar sein, dass eine Forderung offen ist und er zum Ausgleich der Forderung aufgefordert wird. Üblich ist es deshalb, den Schuldner zunächst sehr freundlich zu erinnern und – sollte dies nicht geholfen haben – bei der zweiten Mahnung zwar höflich zu bleiben, aber etwas deutlicher zu werden.
- Bereits eine Mahnung reicht jedoch für den Eintritt des Verzuges und dem daraus folgenden Anspruch auf Schadensersatz hinsichtlich der Rechtsverfolgungskosten und der Zinsen. Es ist nicht notwendig, den Schuldner doppelt und dreifach zu mahnen. Wenn der Schuldner nach der zweiten Mahnung nicht gezahlt hat, wird es an der Zeit sein, uns zu beauftragen, damit wir Ihrer Forderung Nachdruck verleihen können.
Wir klären unsere Mandanten bei entsprechendem Bedarf über die rechtlichen Erfordernisse auf und geben Hinweise, wie das eigene Mahnwesen des Mandanten zu optimieren ist. Gerne sind wir Ihnen auch beim Formulieren von Mustermahnbriefen oder auf die jeweilige Situation individuell angepassten eigenen Mahnbriefen behilflich.
Bei Ihnen sind noch Fragen unbeantwortet geblieben? Kontaktieren Sie uns – am besten unter Übersendung der zugrundeliegenden Rechnungen/Forderung und einer kurzen Falldarstellung – und wir erarbeiten mit Ihnen ein Konzept zur Beitreibung Ihrer Ansprüche.
